BIP Rady Ministrów i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

https://archiwum.bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r77969,Projekt-ustawy-o-zawieraniu-i-rozliczaniu-umow-w-sposob-elektroniczny-przez-niek.html
2021-10-25, 09:38
Numer projektuUD230
Tytuł

Projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców

Rodzaj dokumentuprojekty ustaw
Informacje o przyczynach i potrzebie wprowadzenia rozwiązań planowanych w projekcie

Dla małych podmiotów takich jak mikroprzedsiębiorcy, rolnicy i osoby fizyczne zawieranie umów o pracę lub umów zlecenia jest uciążliwe ze względu na formalności, jakich należy w związku z tym dokonać. Przede wszystkim chodzi o zgłaszanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej ZUS), Krajowej Administracji Skarbowej (dalej KAS) oraz rozliczanie zawartych umów. Dla tych podmiotów z racji ich skali/wielkości czynności te są uciążliwe i wymagające dość dużego zaangażowania.
Projekt ustawy odpowiada m.in. na problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in. w związku ze zgłoszeniem do ZUS, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego (zob. np. case study w M. Duszczyk "Polska polityka imigracyjna a rynek pracy, s. 277-282). Obciążenie te są szczególnie uciążliwe dla mikroprzedsiębiorstw, gospodarstw domowych oraz gospodarstw rolnych ze względu na brak zasobów, które można przeznaczyć na wypełnianie zobowiązań administracyjnych, brak wiedzy co do szczegółowych wymogów prawa. Powoduje to zarówno większą pokusę przechodzenia do szarej strefy (niezależnie od chęci uniknięcia obciążeń finansowych), jak i zwiększa koszty powierzania pracy. W przypadku mikroprzedsiębiorców oraz gospodarstw rolnych obniża to ich konkurencyjność oraz stanowi poważną barierę w ich rozwoju i zwiększaniu skali działalności, przyczyniając się do utrwalania w Polsce niekorzystnej struktury, z dominacją mikropodmiotów. Choć problem ten dotyczy w jednakowym stopniu pracowników polskich i cudzoziemskich, to w przypadku tych ostatnich, może być poważniejszy ze względu na niższą świadomość obowiązujących przepisów, co w konsekwencji prowadzi do zwiększania skali nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce.
Projektowana ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, gospodarstw rolnych oraz gospodarstw domowych, związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone - w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz gospodarstw rolnych - na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku gospodarstw domowych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu. Wykorzystanie systemów informatycznych i zautomatyzowanie tego procesu umożliwi osiągnięcie tych celów, bez konieczności zmiany samych przepisów związanych z powierzaniem pracy.
Poza ww. ułatwieniami dla osób, które legalnie zatrudniają pracowników na podstawie umów o pracę oraz umów zlecenia, to projekt ma na celu ułatwienie zawierania umów przez osoby, które do tej pory tego nie robiły i pracowały w tzw. „szarej strefie”.
Według danych Głównego Urzędu Statystycznego (dalej GUS) w 2017 r. pracę nierejestrowaną w Polsce wykonywało 880 tys. osób, tj. 5,4 % ogólnej liczby pracujących. Najczęściej powierzano prace bez umowy w ogrodnictwie i rolnictwie. Wykonywała je co siódma osoba wykonująca pracę nierejestrowaną (15 %). Dużą grupę osób pracujących w tzw. „szarej strefie” stanowiły również osoby zajmujące się remontami i naprawami budowlano-instalacyjnymi (11,4 %), a także usługami budowlanymi i instalacyjnymi (9,1 %) oraz opieką nad dzieckiem lub starszą osobą (9,1 %). Według szacunków GUS liczba osób wykonujących w 2017 r. pracę nierejestrowaną w obszarze prac domowych wyniosła ok. 44 tys., a w obszarze opieki nad dzieckiem lub osobą starszą wyniosła 82 tys.1
Polska znajduje się w bardzo specyficznej sytuacji, bo jednocześnie jest „dostawcą” i „odbiorcą” opiekunek. Polskie pracownice wyjeżdżają do pracy w Europie Zachodniej, natomiast do Polski przyjeżdżają w celu podjęcia pracy cudzoziemki z państw trzecich. Najliczniejszą grupę stanowią Ukrainki, chociaż ostatnio powstało kilka agencji pracy tymczasowej, sprowadzających opiekunki także z Filipin. Zdaniem ekspertów dzieje się to poza oficjalnym kanałem migracji, gdyż rząd Filipin wymaga umów międzypaństwowych w tym zakresie i wykorzystywania certyfikowanych podmiotów kierujących do pracy w innych krajach. Aktualnie nie dysponujemy danymi jaki odsetek pracujących w szarej strefie pracuje jako osoby niezarejestrowane ze względu na trudności z legalnym zawarciem umowy i może być zainteresowany ułatwieniami w zakresie zawierania i rozliczania umów w sposób elektroniczny, nie mniej jednak należy założyć, ze ułatwienia w zakresie zawierania umów o pracę mogą przyczynić się do zmniejszenia szarej w tym zakresie.
Należy jednak podkreślić, że projektowana ustawa wprowadzi znaczne ułatwienie dla osób, które już teraz legalnie zatrudniają pracowników na podstawie umów o pracę oraz umów zlecenia i to one mogą być głównymi odbiorcami projektowanej ustawy i na niej skorzystać.

---------------------

1 „Praca nierejestrowana w Polsce w 2017”, Główny Urząd Statystyczny, Warszawa 2019.

Istota rozwiązań ujętych w projekcie

Planowane działania:
- udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy systemu teleinformatycznego umożliwiającego zawieranie umów według gotowych szablonów, dostęp do systemu teleinformatycznego będzie zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl;
- rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego ze spraw urzędowych na zwieranie umów o pracę oraz umów zlecenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem na portalu praca.gov.pl;
- wprowadzenie gotowych do wypełniania wzorów umów o pracę oraz umów zlecenia przygotowanych przez ministra właściwego do spraw pracy, które będą udostępniane w systemie teleinformatycznym, co zapewni ich sprawną dystrybucję oraz ułatwi wszystkim osobom zainteresowanym ich zawarciem (mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym) obsługę całego procesu.
Głównym założeniem ustawy jest rozbudowa istniejącego już systemu teleinformatycznego na portalu praca.gov.pl o nowe funkcjonalności. Planuje się, że w systemach teleinformatycznych ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia szablony umowy o pracę oraz umowy zlecenia. Będą one zawierały elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy. W przypadku umowy o pracę będą to, w szczególności:
· strony umowy;
· rodzaj umowy;
· data zawarcia umowy;
· rodzaj pracy;
· miejsce wykonywania pracy;
· wynagrodzenie za pracę;
· wymiar czasu pracy;
· termin rozpoczęcia pracy.

Natomiast w odniesieniu do umowy zlecania szablon będzie zawierał, w szczególności;
· strony umowy;
· datę jej rozpoczęcia i wygaśnięcia;
· przedmiot zlecenia;
· wynagrodzenie;
· czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, a jeśli tak to jaki.

Tak więc nie będą to tzw. „wzory urzędowe umowy o pracę”. Jednocześnie system nie będzie przewidywał pełnej elastyczności w udostępnianych szablonach umów. Jeśli strony umowy będą chciały zawrzeć dodatkowe elementy umowy, wówczas będą musiały zawrzeć umowę w formie przewidzianej w Kodeksie pracy lub Kodeksie cywilnym.
Projektowane rozwiązanie ma bowiem na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach. Dodatkowo funkcjonalność systemu będzie uzupełniona, w szczególności o wystawianie przez pracownika wniosków urlopowych, naliczanie i rozliczanie urlopu udzielonego pracownikowi. Jednocześnie nie przewiduje się, aby system teleinformatyczny opracowywał rozkład czasu pracy pracownika na kolejne okresy czasu pracy, z upływem kolejnych okresów nie będzie rozliczał jego czas pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy to pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przewiduje się, że na mocy projektowanych przepisów, pracodawca zostanie zwolniony w wykonywania ww. czynności. Czynności te za niego będzie wykonywał system teleinformatyczny, który zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia dokumentacji pracowniczej.
Przewiduje się, że system teleinformatyczny dokona zgłoszeń do ZUS i KAS, oraz wyliczanie i opłacanie składek i zaliczek podatkowych, a także wysokości wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto.
Dodatkowo, zmodernizowany system teleinformatyczny publicznych służb zatrudnienia umożliwi po utracie pracy przez pracownika kontakt w sposób elektroniczny z organem zatrudnienia.
Osobą odpowiedzialną za czynność z zakresu prawa pracy będzie minister właściwy do spraw pracy, który będzie sprawował nadzór nad prawidłowością działania systemu. Przewiduje się, że rozwiązanie to może stanowić zachętę do zawierania umów.
Dodatkowo, minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w RODO.

W opinii projektodawcy najwięcej problemów z formalnościami związanymi przy zatrudnianiu pracowników
doświadczają:
- osoby fizyczne chcące zatrudnić np. nianię lub pomoc domową;
- mikroprzedsiebiorcy;
- rolnicy.

Planowana dodatkowa forma zawarcia umowy ma być ułatwieniem i pomocą dla wyżej wskazanych pracodawców. Będzie to opcja fakultatywna, tzn. potencjalny pracodawca będzie mógł z niej skorzystać lub nie. Zawsze będzie mógł zatrudnić pracownika w tradycyjny sposób.
Ułatwienia dla pracodawców związane ze zgłaszaniem pracowników do ZUS i KAS oraz automatyzacja tego procesu może wpłynąć na ograniczenie „szarej strefy”, w szczególności przy zatrudnianiu przez osoby fizyczne osób do pomocy w gospodarstwach domowych.
W formie elektronicznej można zawrzeć każdą umowę, chyba że wymagana jest forma szczególna (np. akt notarialny). Projekt nie zmienia zasad dotyczących zawierania umów o pracę wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) ani umów zlecenia uregulowanych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740).
Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy (art. 29 § 1) umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli zaś umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Celem projektu ustawy jest dostarczenie nowego narzędzia umożliwiającego zawarcie i rozliczenie umowy. Jednocześnie nie planuje się wprowadzania zmian w regulacjach Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego dotyczących formy zawierania umowy o pracę i umowy zlecenia. Przewidziane do wprowadzenia w projekcie regulacje będą stanowiły lex specjalis ww. regulacji.
Dostarczone przez ministra właściwego ds. pracy narzędzie w systemie teleinformatycznym nie będzie zapewniało takiej samej elastyczności i tylu wariantów co forma tradycyjna. Będą to maksymalnie uproszczone rozwiązania, które mają ułatwić zawieranie i rozliczanie umów w sytuacjach najczęściej spotykanych. Strony umowy zawsze będą miały wybór czy chcą indywidualnie ukształtować łączący ich stosunek prawny (wtedy wybierają tradycyjną formę pisemną), czy chcą skorzystać z rozwiązań dostarczonych w systemie teleinformatycznych Zgodnie z Agendą Cyfrową, która jest jednym z siedmiu filarów opracowanej przez Komisję Europejską Strategii Europa 2020, powszechny dostęp do dóbr cyfrowych stanowi priorytet we wspieraniu rozwoju gospodarczego i społecznego państwa oraz podstawę do ograniczenia zjawiska wykluczenia cyfrowego.

Organ odpowiedzialny za opracowanie projektuMRPiT
Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektuIwona Michałek Sekretarz Stanu
Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RMMRPiT
Planowany termin przyjęcia projektu przez RMIII kwartał 2021 r.
Informacja o rezygnacji z prac nad projektem (z podaniem przyczyny)-

Opcje strony

Rejestr zmian